Il sont beaux, il sont bons... deux mails pour le temps d'un !

Niveau : tous - Messagerie : Outlook

Vous avez forcément deviné que nous nous contenterons ici de présenter un ensemble de techniques, de trucs et d'astuces pour créer un mail aisément sans se préoccuper du contenu. Voilà comment gagner en efficacité.

1) Rédiger un mail, c'est comme les massages ...de bas en haut !

Bon, je sais, parfois, ça fait aussi du bien. Mais là ce qui est important c'est bien d'envoyer le bon contenu. Si vous commencez par saisir les destinataires, votre mail n'attend plus qu'une chose...partir ! Et parfois, il est envoyé accidentellement avec un contenu incomplet voir erroné. On peut toujours essayer de le rappeler ce qui est l'objet d'un autre message.

Après avoir saisi le message, écrivez un objet. Cela facilite grandement la recherche des messages importants dans la boîte de réception du destinataire et donne plus de chance à votre mail d'être traité rapidement.

En résumé, n'indiquez les destinataires que lorsque vous êtes sûr du contenu.

2) Quelques options (Cliquez sur le bouton "Options") pour :

a) Se rassurer :

Vous souhaitez que votre message soit rapidement pris en compte, donc :

- Sélectionnez  : Importance = haute (ne le faîtes pas systématiquement, les destinataires finiraient par se méfier de vous et sous-estimeraient vos messages réellement importants)

- cochez : Demander un accusé de réception pour ce message  (Cela vous permettra de recevoir un message qui vous confirmera si votre mail a bien été reçu par le, ou les, destinataire(s). Pratique en cas de contestations.

Attention : Si vous cochez l'option "Demander une confirmation de lecture pour ce message", vous saurez éventuellement si le destinataire a ouvert votre message mais cela ne garanti pas qu'il l'ai lu. Le destinataire peut très bien l'avoir lu sans que vous receviez de confirmation de lecture. Il n'aura pas validé la demande d'envoi de confirmation de lecture ou il aura lu le message via le volet de lecture (appelé également, suivant les versions, volet de prévisualisation) sans avoir ouvert votre message.

b) s'organiser :

Si votre message correspond à un sujet important qui sera traité par plusieurs messages, pensez à indiquer une catégorie; Vous pourrez ainsi retrouver facilement tous les messages correspondant à cette catégorie.(Lorsque vous êtes dans votre boîte de réception, cliquez sur le menu "Affichage" puis "Réorganisé par" puis "catégories".